حل كتاب إدارة الفعاليات ثالث ثانوي مسارات 1

معظم الفعاليات غير روتينية، وتحدث خلال فترة زمنية محدودة، وتحتاج إلى التخطيط والتنظيم، وتنطوي على عناصر المخاطر.

عادةً لا يعين مديرو الفعاليات للتخطيط لفعاليات صغيرة مثل الاحتفالات العائلية لأن هذه الفعاليات لا ترتبط بأهداف مميزة، أو بتكلفة عالية، ولا تتأثر سمعتها بنجاح الفعالية.

فعاليات رياضية: الفعاليات الرياضية التشاركية، والجولات والبطولات. فعاليات أعمال: التجمعات والمؤتمرات والفعاليات التسويقية، والمعارض والأسواق. فعاليات ثقافية: المهرجانات، وحفلات إحياء الذكرى، والمسيرات الاحتفالية. فعاليات ترفيهية: حفلات توزيع الجوائز، والحفلات الموسيقية، والعروض.

ستختلف الإجابات باختلاف فئتي الفعاليات التي يريد الطالب المقارنة بينهما على سبيل المثال: فعالية أعمال وفعالية رياضية. تكون فعالية الأعمال هادئة، وتقوم على التفكير، وتمنح الحاضرين مجالاً للتحدث، أما الفعالية الرياضية فتكون صاخبة ونشطة، وتركز على منح الحاضرين تجربة مفعمة بالحماس. وقد تستمر فعالية الأعمال لأيام عدة، بينما قد لا تستغرق الفعالية الرياضية أكثر من ساعة واحدة.

يمكن أن يتناول أحد الأمثلة فعالية بناء الفريق. في هذه الحالة، يكون المضيف الشركة التي مولت وأقامت الفعالية لموظفيها. أما الحضور فهم الموظفون أنفسهم، ويمكن أن ينضم إليهم مسؤولون مهمون من الإدارة. ويحتاج المضيف في الأساس إلى تعزيز الحس المجتمعي وتوطيد أواصر الصداقة بين الموظفين بهدف زيادة الإنتاجية وفعالية العمل ضمن الفريق. وفي المقابل، يحتاج الحاضرون في الأساس إلى الاستمتاع بالأنشطة، والتواصل مع زملائهم.

1- لم؟ ما أهمية تنظيم الفعالية واستضافتها؟ 2- من؟ من الجمهور؟ 3- ماذا؟ ما محتوى الفعالية؟ 4- ما الحاجة؟ ماذا يريد منظم الفعالية؟ 5- أين؟ ستقام الفعالية؟ 6- متى؟ متى ستقام الفعالية؟

قد يؤدي وجود عدد كبير من الضيوف إلى زيادة تعقيد الفعالية؛ لأن المنظمين سيحتاجون إلى مزيد من الوقت للتأكد من حضور جميع الضيوف، وسيبذلون جهوداً إضافية لضمان تلبية المتطلبات الشخصية لجميع الضيوف ومشاركتهم في الفعالية، وسيختارون مكاناً واسعاً لإقامة الفعالية مع الحرص على سهولة الوصول إليه، وسيضطرون إلى التعامل مع ميزانية ضخمة بما أن تكلفة الفعالية ستتخطى تكلفة فعالية أخرى بعدد حضور أقل، وسيتوقع الحاضرون وجود فعاليات هامشية إلى جانب الفعالية الأساسية، وأيضاً يجب تنفيذ وظائف أخرى مثل التموين والترفيه والأمن على نطاق أوسع مقارنة بالفعاليات التي يشارك فيها عدد أقل من الحاضرين.

يمكن لمدير الفعاليات أن يستفيد من التصنيف النوعي عبر استخدامه كإطار عمل تنظيمي للفعالية، فهو يعطيه لمحة عن مقدار الجهد والوقت المطلوبين ومدى الحاجة إلى المساعدة.

ستختلف الإجابات باختلاف فئة الفعالية التي يختارها الطالب على سبيل المثال: كأس العالم لكرة القدم. فتخطيط هذه الفعالية معقد جداً، إذ يتطلب التفكير في الضيوف والزوار الدوليين، وسفر الفرق المشاركة واستضافتها، والتسويق، وحقوق البث، والعوامل الخارجية المتعلقة بالفعالية مثل تزايد عدد السياح. أما مستويات عدم اليقين فتكون منخفضة في هذا النوع من الفعاليات الرياضية الضخمة، ومصدر عدم اليقين الرئيس هو معرفة الوقت الذي ستستغرقه المباراة بالتحديد، لأنه من المحتمل تمديده وفرض ركلات الجزاء الترجيحية في حال انتهى وقت المباراة الأصلي بتعادل الفريقين، وكذلك عدم معرفة الفائز بالمباراة. وهذا مثال آخر على الإجابة: فعالية تواصل صغيرة تنظمها شركة لموظفيها. فتخطيط هذه الفعالية ليس معقداً جداً، لأنها ستستغرق ساعتين أو ثلاث ساعات فقط، وتضم عدداً ضئيلاً نسبياً من الحاضرين، ويحتاج تنظيمها إلى موارد قليلة، أي لن تتطلب توفير وسائل ترفيه أو معدات متخصصة، ولن تحتاج إلا إلى كمية قليلة من التموين مثل المشروبات الساخنة والباردة والوجبات الخفيفة. يسمح فهم التعقيد وعدم اليقين في فعالية كهذه للمخطط بإعداد خطط احتياطية واستباق التغييرات التي تطرأ في اللحظة الأخيرة.

يجب أن ينظم الفعاليات شديدة التعقيد شخص يتمتع بخبرة سابقة، مثل مدير الفعاليات المحترف. فغالباً ما يكون مدير الفعالية المحترف أكثر تمرساً ولديه القدرة على التخطيط لمواجهة التغييرات المحتملة التي قد تطرأ أو للأمور التي قد تتعقد، كما أن لديه قائمة خاصة معتمدة مسبقاً وموثوقة تتضمن جهات الاتصال التي يمكنه التواصل معها لتأمين الخدمات.

تشمل العوامل التي تجعل من نسخ متكررة من فعالية تختلف عن بعضها الرغبات والسلوكيات الشخصية للحاضرين في الفعالية وموقع إقامتها، ونوع التموين وخدمات الترفيه والأمن المتاحة في الفعالية، وشكل الفعالية أو برنامجها، ومدتها، وتاريخ ووقت إقامتها.

من المهم التفكير في الجو المحيط بالفعالية في مراحل التخطيط لأن الجو المناسب يساعد في تنفيذ الفعالية بنجاح وفي ضمان استمتاع الحاضرين بها واستفادتهم منها. ويجب أيضاً اختيار الجو المناسب لنوع الفعالية المحددة. فعلى سبيل المثال: في ليلة افتتاح معرض فني، قد يرغب منظمو الفعالية في تقديم المشروبات والوجبات الخفيفة مع الحرص على أن يتبادل الحاضرون الحديث عن الفن.

يجب أن يكون مديرو الفعاليات متعددي المهارات لأن ذلك يسمح لهم بفهم جميع متطلبات العميل والحاضرين. ويجب أن يتمكنوا من فهم مختلف العوامل التي تسهم في نجاح الفعالية ومن استخدام فهمهم هذا لتحديد المتطلبات التي ينبغي لهم تلبيتها من أجل تحقيق نجاح الفعالية.

ج. الكفاءة.

ب. الجو المحيط.

لا يمكن القول إن الفعالية لم تكن ناجحة لأن ضيفاً واحداً شعر بأن الجو سيء، فمن المحتمل أن يكون هذا الصديق قد أمضى يوماً سيئاً، أو أن الفعالية لم تكن ملائمة له. لكن شعر جميع الضيوف الذين حضروا الفعالية بأن الجو كان سيئاً، فيدل هذا على أن الفعالية حقاً لم تكن ناجحة.

عند استخدام أداة تخطيط مثل مصفوفة أيزنهاور، يتمكن مديرو الفعاليات من تحديد المهام بحسب الأولوية، والحكم على مدى أهمية المهمة، وتوظيف وقتهم على نحو أفضل. ويسهل ذلك لمدير الفعالية التركيز على النجاح الشامل للفعالية كخدمة.

من المهم أن نعرف أصحاب المصلحة في أي فعالية لأنهم الأشخاص الذين يجب تلبية متطلباتهم وتوقعاتهم.

من المهم تفويض المسؤولية للزملاء أو المقاولين من الباطن لأنهم في العادة متخصصون في تأدية مهام محددة أو في تقديم خدمات معينة، لذلك يستطيعون تقديم أداء أفضل من مجالاتهم مقارنة بعاملي الفعاليات غير المتخصصين الذين قد يعجزون عن تأدية المهام أو تقديم الخدمات في تلك المجالات. كذلك يساعد … تفويض المسؤولية للزملاء أو المقاولين من الباطن مديري الفعاليات على تحقيق أهدافهم بسرعة كبرى وبتكلفة أقل.

يجب على مدير الفعالية مراعاة عوامل "بيستيل" لأنها تسمح له بمعرفة ما إذا كانت البيئة الخارجية مواتية لإقامة فعالية أم لا؛ وبالتالي تحديد ما إذا كان الحدث ممكناً أم لا.

ج. زيادة ضخ رأس المال.

أ. داخلية ومفيدة.

على الأرجح سيكون أصحاب المصلحة: مالكي الفعالية، والمعنيين، والحضور، والموردين ومالكي حقوق البث التلفزيوني والفرق الرياضية أو الرياضيين، ومالكي المكان، والمجالس المحلية أو الحكومات. وقد يحتاج المدير إلى التوفيق ما بين حاجة المعنيين الذين يريدون إظهار سمعتهم التجارية من جهة ومالكي المكان الذين قد يعترضون على إضافة لوحات إعلانية جديدة من جهة أخرى. ويمكن أن يخصم المجلس المحلي تدفق الزوار إلى المدينة بينما يرغب مالكو الفعالية في جذب حضور غفيرة.

يستطيع المتخصصون أن يواكبوا التغيرات في مجال خبرتهم. فعلى سبيل المثال يمكن أن يواكب المتخصص في التواصل تطور استخدامات وسائل التواصل الاجتماعي وسواها من طرائق إيصال الرسائل إلى الجمهور، وتستفيد الشركة من المعرفة المتجددة لدى متخصص التواصل الذي يعمل لديها. ولكن من ناحية أخرى قد تتعرض الشركة إلى عدة مخاطر إذا قرر المتخصص التوقف عن العمل معها خصوصاً في حال اعتمادها كثيراً على خبرته، لأنها قد لا تجد من يستلم دوره مباشرة.

الفعاليات تجمع لأشخاص معينين في مكان ووقت محددين بناء على تخطيط مسبق، لتحقيق هدف أو أهداف معينة.

ثلاثة من الأغراض الآتية الدلالة على انتهاء مهمة ما، وكسر الروتين اليومي والأنشطة اليومية، وتعزيز التعاون بين الموظفين والترويج لمنتج أو خدمة جديدة، وتشجيع السياحة والتجارة الدولية وتعزيز القيم الوطنية.

ستختلف الإجابات باختلاف نوع الفعالية التي يختار الطالب وصفها. يمكن مثلاً وصف فعالية أعمال. وفعالية الأعمال هي نوع من الفعاليات التي تنظمها شركة أو مؤسسة لتلبية حاجة معينة، مثل الحاجة إلى إطلاق منتج أو ترويجه، أو الحاجة إلى جمع العاملين من مواقع مختلفة للتعرف على بعضهم بعضاً، وتعلم سبل التعاون. وتخلل فعاليات الأعمال في العادة مزيجاً من العروض التقديمية والندوات أو ورش العمل، وفرص التواصل بين الحاضرين، وتقدم الوجبات والمشروبات للمشاركين أثناء حضورهم الفعالية.

ستختلف الإجابات باختلاف نوعي الفعاليات الذين يختار الطالب المقارنة بينهما. يمكن مثلاً مقارنة مهرجان في الشارع والمباراة النهائية لبطولة كرة القدم. ففي العادة تستمر مهرجانات الشوارع طيلة عطلة نهاية الأسبوع أو يوماً واحداً أو عصر يوم واحد. ويرغب الحاضرون في الاستمتاع برفقة الأحباء وصنع الذكريات. ولا بد من توفير الترفيه والأطعمة والمشروبات طوال مدة الفعالية. أما في المباراة النهائية لبطولة كرة، فيتوقع الحاضرون أجواء حماسية وآمنة. ويفضلون أيضاً أن يكون الوصول إلى الموقع والتجول فيه سهلاً، وأن تكون الأطعمة والمشروبات متاحة بأسعار مناسبة وسهلة الشراء. وتركز الفعالية في الأساس على المباراة الرياضية، إلا أنه من الممكن توفير وسائل ترفيه إضافية. ولن تستغرق المباراة النهائية في دوري كرة القدم أكثر من ساعتين ونصف، لكن قد يضاف إلى هذه المدة وقت إضافي قبل المباراة وبعدها.

العوامل التي قد تزيد من تعقيد فعالية هي: الحجم (حجم الفعالية / عدد الحاضرين المتوقع)، والنطاق (ما ستنطوي عليه الفعالية ونطاق الأنشطة التي ستقام) والميزانية (المال المتاح للإنفاق على الفعالية، ومجموعة مهارات إدارة الفعالية للموظفين العاملين على الفعالية الموظفون الذين يتمتعون بمجموعة مهارات متقدمة أو متطورة أكثر سيتمكنون من تنظيم فعاليات أكثر تعقيداً، والوقت كم هناك من الوقت قبل بدء الفعالية، والوقت الذي ستستغرقه والتوافر توافر الأماكن والخدمات.

مثال على الإجابة الفعالية هي مهرجان في إحدى القرى. الحجم يسكن حوالي ١٠,٠٠٠ شخص في القرية، وقد جذبت مهرجانات سابقة حوالي ٤,٠٠٠ شخص من السكان و٢,٠٠٠ زائر. وهناك مسعى إلى توفير مرافق تسع لنحو ٧,٠٠٠ شخص. ونظراً إلى حجم الفعالية، يجب توفير الكثير من المعلومات المجانية، يجب أن نفوض مهام التسويق والتواصل لأحد الخبراء. وستقام الفعالية في فصل الصيف، لذلك يجب توفير الكثير من المظلات والمشروبات الباردة. ولدينا ميزانية كبيرة نسبياً، ويجب تخصيص جزء منها لأجرة عاملي الترفيه والأمن الذين سيعملون على ضمان شعور الزوار بالأمان والسعادة وسندعو بائعين مستقلين لبيع الأطعمة والمشروبات خلال الفعالية لضمان توفر خيارات متنوعة منها للحاضرين.

مثال على الفعالية المباراة النهائية لكأس العالم لكرة القدم التفرد: هذه أكبر فعالية لكرة القدم في العالم ويمكن مقارنتها بالألعاب الأولمبية الصيفية القابلية للتلف: تقام هذه الفعالية في دولة مختلفة كل أربع سنوات، ومن غير المرجح أن يستضيفها الموقع نفسه مجدداً في المستقبل القريب. وسيبلغ الحضور القدرة الاستيعابية القصوى للإستاد عدم القابلية للمس: يستمتع الحاضرون بالمباراة عن طريق المشاهدة من المدرجات الاتصال والتفاعل الشخصي سيكون الحاضرون قريبين بعضهم من بعض كثافة العمالة يحتاج التنظيم إلى أعداد كبيرة من العاملين نظراً إلى عدد الحاضرين الهائل المتوقع المواعيد الثابتة موعد المباراة النهائية محدد ولا يمكن تغييره.

باستخدام مثال افتتاح معرض فني جديد: تهدف هذه الفعالية إلى ترويج المعرض وبث الحماس بشأن زيارته. وفي المعارض، يستحسن تقديم الوجبات الخفيفة والمشروبات ذات الجودة العالية. وسيقف الضيوف ليتأملوا القطع المعروضة خلال الفعالية. ويمكن للموسيقى في الخلفية أن تحسن جو الفعالية. ويجب دعوة الأشخاص المعنيين في مجال الفن إلى الفعالية، إضافة إلى الجماهير غير المتخصصة لكي يتبادل المتخصصون وغير المتخصصين الآراء والمحادثات المثيرة للاهتمام. ويجب اختيار الضيوف القادرين على التحدث بطريقة لافتة عن المعرض.

تعزيز فعالية وكفاءة الفعالية عبر تقييم فعالية استخدام المرافق والموارد والخدمات. ضمان مستوى عال من التواصل بين مختلف الأطراف المعنية في تنظيم الفعالية. توقع متطلبات الفعالية منها العاملين، وعدد الضيوف، وأنواع الخدمات والوقت اللازم وغيرها. الانتباه إلى التفاصيل وفهم جميع متطلبات الفعالية.

باستخدام مثال الألعاب الأولمبية الصيفية كفعالية خاصة: المالك اللجنة الأولمبية الدولية الحضور الرياضيون ومشجعوهم، والشخصيات المرموقة، وغيرهم من الضيوف المهمين والمتفرجون الحكومة المجالس المحلية للقرى والمدن المشاركة.

المالية الميزانية المالية المتاحة للفعالية الإنتاج: تحضير وطباعة المواد الترويجية والتسويقية والتفسيرية العمليات إدارة الموظفين والمقاولين من الباطن والعناصر الأخرى التسويق وضع استراتيجية تسويق فعالة الموارد البشرية توظيف الأشخاص اللازمين لضمان تلبية متطلبات العمالة وأن العاملين يتمتعون بالمهارات اللازمة.

أي عاملين من العوامل الآتية: السياسية: قد تعتمد الفعالية على البنى التحتية، مثل الطرقات أو وسائل النقل العامة؛ فقد لا تتمكن حكومة غير مستقرة من تنظيم فعاليات كبيرة؛ وقد تمنع الأنظمة إقامة بعض الفعاليات الاقتصادية: قد لا يرغب الناس في حضور الفعالية إذا لم يكونوا قادرين على تحمل التكلفة؛ وقد يحتاج الأشخاص المحليون إلى أجور عالية للعمل في الفعاليات الاجتماعية تعتمد طريقة تواصل منظمي الفعالية مع الحاضرين ومع بعضهم بعضاً القانونية تؤثر في الإجراءات التي يحق أو لا يحق للعاملين في الفعالية اتخاذها وتؤثر تنظيمات الصحة والسلامة في تنظيم الفعالية وشؤونها اللوجستية البيئية قد تسود بعض الأنظمة المتعلقة بتوفير الطاقة أو أنظمة بيئية مثل منع تراكم النفايات.

ز

هـ

ن

ك

س

أ

و

ب

م

ج

ي

ح

ط

د

ع

ل

ز

د

هـ

ك

م

ح

ن

و

أ

ب

ط

ي

ل

ج

فعالية رياضية يتناول المقال إقفال المدارس في جدة بمناسبة فعالية فورمولا 1 في عطلة نهاية الأسبوع

لكي يتنافس السائقون على لقب بطل العالم للفورمولا 1 ولكي يستمتع المتفرجون بالفعالية

تشمل الأنشطة الرئيسية السائقين الذي يتنافسون على حلبة السباق ويتنافسون لإنهاء المسار بسرعة، وحفل تسليم جوائز المركز الأول والثاني والثالث، وأنشطة للمشاهدين مثل المحلات التجارية حيث يمكنهم شراء السلع، ومرافق تقديم الطعام حيث يمكنهم شراء المأكولات والمشروبات

هذه الفعالية معقدة، فهي تتطلب العديد من العناصر المختلفة لتحقيق النجاح، بما في ذلك تنظيم عنصر السباق فيها، وتنظيم الإقامة والنقل، وتقديم الطعام لكل من السائقين والمتفرجين، بالإضافة على بيع المساحات الإعلانية وحقوق البث

المسار وقرية المعجبين دائمان، ما يعني أنهما خضعا للتجربة والاختبار، وانصب الكثير من التفكير على تدفق الناس.

السكان المحليون الذين يبحثون عن الترفيه والمعجبون بالرياضة الذين يزورون جدة من أجل الجائزة الكبرى، والسياح الدوليون الذين يريدون التجول

أصحاب المصلحة الرئيسيون في الفعالية هم: (1) المنظمة المضيفة التي تملك المسار (2) المجتمع المضيف (سكان جدة) (3) رعاة الفعالية الذين دفعوا المال من أجل الإعلان (4) المؤسسات الإعلامية التي بثت الفعالية أو أخبرت عنها (5) الموظفون الذين عملوا على تنظيم الفعالية (6) المشاركون السائقون في السباق والمتفرجون

العوامل الخارجية الرئيسية التي ربما أثرت على الفعالية هي الرياضية والثقافة والترفيه، إلى جانب سياحة الفعاليات التي ترتبط بسعي المملكة العربية السعودية إلى جذب المزيد من السياح وتحقيق رؤية السعودية 2030

حضرت فعالية الجائزة الكبرى في جدة في العام 2022 وكانت الغاية الرئيسية بالنسبة إلى سائقي فورمولا 1 التنافس على الفوز في المسابقة من خلال بلوغ الخط النهائي أولاً، وبالنسبة إلى المتفرجين كانت الغاية الرئيسية مشاهدة السباق والاستمتاع فيه

قررت أن أذهب مع أصدقائي للمشاركة في فعاليات قرية المعجبين لأننا لم نرغب في البقاء ضمن الحشود طيلة الفعالية. وفي النهاية، كانت تجربتنا جيدة جداً وتعرفنا إلى أصدقاء جدد

استمتعت بتجربة الألعاب في قرية المعجبين. ومن الواضح أن الفعالية صممت بطريقة تساعد الحاضرين على التجول بسهولة، وقد نالت المسارات إعجابي

أظن أن الفعالية كانت مدارة جيداً، وشعرت بأن مصممي الفعالية استفادوا من خبرتهم في السنوات الماضية لتحسين الفعالية. فعلى سبيل المثال: صممت قرية المعجبين بطريقة تراعي العائلات، لذلك احتوت بعض الأماكن على الكهرباء والتكييف. ودل تفرق الحشود على ضبط الفعالية، على الرغم من أنني شعرت بالقلق لهذا السبب قبل يوم الفعالية

أظن أنني كنت سأنبه المشاركين عن الضجيج الذي تصدره السيارات. فمن الصعب تخيل هذا الضجيج قبل الوصول وسماعه. ولو أدركت ذلك من قبل، لأحضرت معي جهازاً لإغلاق الأذنين أو حمايتهما. وكنت سأتأكد أيضاً من توفر كمية كافية من مياه الشرب للمتفرجين أيضاً

تشكل الألعاب الشاطئية فعالية رئيسة ومن المتوقع أن تجذب أعدادا كبيرة من الحاضرين لذلك يمكنها أن تساعد في زيادة الوعي بعلامة نيوم التجارية على المستوى الدولي، ما يؤدي إلى استقطاب أصحاب المصلحة من دول مختلفة.

وضعت المملكة العربية السعودية هدفاً وهو استضافة الفعاليات الرياضية الرئيسية من أجل ترويج السياحة في المملكة وتعطي هذه الفعالية فرصة لزيادة الوعي بقدرات المملكة باعتبارها وجهة سياحية

مجموعتا أصحاب المصلحة الرئيسيتان هما (1) الحاضرون الذين سيستفيدون من المشاركة في الفعالية، والضيوف أو الجماهير الذين يتوقعون الاستمتاع بالترفيه، و(2) الموردون (مثل المتخصصين في التموين والإعلام) الذين تربطهم بالفعالية علاقات عمل ويتوقعون تحقيق الأرباح من خلالها

التأثير الخارجي الأكبر الذي يجب أخذه بالاعتبار في المستقبل هو مدى اهتمام الحضور ورعاة الفعالية بالمشاركة فيها لأن مشاركتهم تؤثر في حجم الفعاليات المستقبلية وميزانيتها. وسيعتمد مستوى الاهتمام على مدى نجاح الفعالية الأولى في تلبية توقعات الحضور وتحقيق عائدات قيمة لرعاة الفعالية

يساعد فهم حجم الفعالية ونطاقها مديري الفعاليات على عدداً كافياً من الأشخاص سيحضرون الفعالية. ضمان أن.

هناك عدد من الطرائق التي يمكن من خلالها توقع مستويات الحضور. وتعتمد الطريقة المثلى لتوقع مستويات الحضور لفعالية محددة على عوامل مختلفة مثل: معرفة ما إذا كانت الفعالية متكررة، والتغيرات التي تطرأ على تفضيلات الحضور واحتياجاته، ونسخ بيع التذاكر أو بطاقات الدعوة المرسلة لطلب السوق للفعالي والطريقة المتبعة للقيام بذلك.

يمكن لمدير الفعالية مراقبة تغيير النطاق من خلال مراقبة عدد الحضور، وإنفاقه، ومشاركته، وفعالية الدعاية والترويج

ستختلف الإجابات باختلاف طريقة تفكير الطلبة. مثال على الإجابة للوقت يحدث الوقت المتاح التأثير الأكبر على حجم الفعالية لأنه كلما زاد الوقت المتاح لتنظيم الفعالية، تزيد إمكانية النظر في المزيد من خيارات الترفيه والتموين، ويستطيع المنظمون تخطيط المزيد من الفعاليات الهامشية وإقامتها. مثال على الإجابة للنطاق: يحدث النطاق المطلوب التأثير الأكبر على حجم الفعالية لأنه كلما اتسع نطاق الفعالية التي ينبغي للمنظمين إقامتها ازداد حجم تلك الفعالية. مثال على الإجابة للميزانية: تحدث الميزانية المقدمة التأثير الأكبر على حجم الفعالية لأنها تؤثر في المكان المستخدم، والموردين والعاملين الذين يمكن الاستعانة بهم، والعدد الذي يمكن توظيفه منهم

ب. عدد الفعاليات الجانبية التي تحدث.

ب. خطأ.

تعطي مؤشرات الأداء الرئيسية مدير الفعالية معلومات عن مختلف جوانب الفعالية خلال عملية التخطيط، ويمكن لتلك المعلومات أن تزيد من نجاح الفعالية. فعلى سبيل المثال: ينبغي لمديري الفعاليات أن يراقبوا حجم الفعالية ونطاقها. وأن يحددوا طريقة توزيع الميزانية لتجنب المبالغة في الإنفاق، وأن يدققوا في مدى التفاعل الذي تلقاه الفعالية من وسائل التواصل الاجتماعي لكي يجمعوا مؤشرات تسمح بالتنبؤ بانتشار الفعالية وأعداد الحضور ومبيعات التذاكر والإيرادات المتولدة

عند تقسيم دورة حياة إدارة الفعالية إلى مراحل واضحة، يتمكن مدير الفعالية من التأكد من متطلبات العميل التي يستطيع تلبيتها من حيث الوقت والنطاق والتكلفة. ويجب أن تؤخذ المخاطر المحتملة والموارد المتاحة أيضاً في الاعتبار

غالباً ما ترتبط الدوافع التجارية لحضور فعالية بالعمل وبالتقدم المهني، بينما ترتبط الدوافع الشخصية بأذواق الحاضرين واهتماماتهم وحاجتهم إلى تجارب معينة

قد يختلف الدافع الأساسي؛ لأن بعض الحاضرين قد يرغبون في التفاعل مع زملائهم، وقد يأتي سواهم لمجرد أنه ينبغي لهم الحضور أو لأنه طلب منهم ذلك، وقد يأتي آخرون بسبب رغبتهم في تعلم المزيد عن موضوع الفعالية

من المهم فهم الدوافع الثانوية عند التخطيط للفعاليات لأن تلك الدوافع قد تحدد عدد الحضور في الفعالية؛ ما يدل على مدى نجاح الفعالية. فعلى سبيل المثال: قد تجذب فعالية رياضية الأشخاص الذين يرغبون في مشاهدة الرياضة التي تدور حولها الفعالية، ولكن قد تكون الدوافع الثانوية للحضور هي الرغبة في الاختلاط والتفاعل مع الآخرين والاستمتاع بوقتهم بالتالي ينبغي لمنظمي تلك الفعالية الحرص على أن تتيح فرصاً للتفاعل والتواصل الاجتماعي وتناول الطعام

أ. تلبية الحاجة للاندماج الاجتماعي.

د. تكاليف أعلى من المتوقع.

يختلف الدافع الأساسي باختلاف الحاضرين والفعاليات. لكن تشارك جميع دافع أساسي رئيسي وهو رغبة الحاضرين في تمضية وقت الفعاليات في ممتع والاستمتاع بالفعالية

قد يطلع مدير الفعالية على فعاليات سابقة فعاليات من السنوات الماضية أو فعاليات مماثلة أقيمت في مكان آخر ويدقق في الدوافع التي شجعت الناس على الحضور. ويمكنه أيضاً مراقبة وسائل التواصل الاجتماعي للتعرف على آراء الناس بشأن نوع الفعالية أو أن يعتمد على تخمينه الخاص. فعلى سبيل المثال: يمكنه أن يفترض أن الحاضرين في فعالية رياضية سيأتون كلهم تقريباً لمشاهدة المباراة

يجب أن تتضمن الفعالية أكثر من مكون من أجل زيادة عدد دوافع الحضور

تستخدم الفعاليات مكونات مختلفة لضمان مشاركة الجمهور المستهدف، وجني الأموال، وزيادة انتشار الفعالية وزيادة الوعي بمنتجات أو خدمات معينة

النتيجة الرئيسية لسوء فهم مزيج مكونات الفعاليات هي أنه من المحتمل ألا يشارك الحاضرون أو أن يشعروا بالانزعاج وأن يرفض أصحاب المصلحة المشاركة في فعاليات مستقبلية

ج. عامل الجذب الرئيس.

د. جميع ما سبق.

غالباً ما تختلف احتياجات أصحاب المصلحة في الفعالية الواحدة فقد يحتاج الحاضرون إلى الترفيه، بينما يحتاج الرعاة إلى الحصول على وصول سهل إلى الفعالية أو فرصة للإعلان. لذلك، يجب أن تراعي مكونات الفعالية جميع الاحتياجات المختلفة. أما أهم مكونات كأس العالم فتشمل المرافق الجيدة والأطعمة والمشروبات للمتفرجين والخدمات الأمنية، واللوحات الإعلانية للرعاة، والمرافق والمواقع الجيدة للمصورين

غالباً ما تضاف المكونات الهامشية إلى الفعالية لاحقاً لأنها ليست من الأسباب الرئيسية لإقامة الفعالية. ويمكن أن تؤدي أسباب أخرى إلى إضافة مكونات هامشية في وقت لاحق، فعلى سبيل المثال وبعد التخطيط للفعالية الأساسية: يمكن تخصيص المبلغ المتبقي من الميزانية لتنظيم فعاليات هامشية. ويتمثل أحد العيوب التي تسببها إضافة الفعاليات الهامشية في أن المكون الهامشي قد لا ينال القدر عينه من التخطيط مثل المكونات الأساسية، لذلك قد لا يحقق النجاح أو الجاذبية عينها

يتعين على مديري الفعاليات توقع الطلب المستقبلي وإدارته. فعندما يتصورون الطلب المستقبلي، يمكنهم التخطيط مسبقاً لحجم الفعالية ونطاقها وميزانيتها

تؤثر محددات الطلب في طريقة التخطيط للفعالية، مثل: الموقع، والأسعار والخطط المستقبلية

عند التخطيط لعملية صنع القرار التي سيجريها عميل محتمل، يساعد نموذج إيدا مديري الفعاليات في التنبؤ بالطلب على إحدى الفعاليات

ج. الطلب الكامن.

ج. متنوعاً.

مثال على الإجابة: قد ينخفض الطلب على فعالية مجتمعية تقليدية مقارنة بالعام الماضي لأن الناس يشعرون بأنهم جربوا كل ما تقدمه هذه الفعالية. أن يتنبأ بذلك بالنظر إلى مدى تفاعل الناس مع التغيرات في الفعاليات خلال الأعوام الماضية. ويمكنه التخطيط إلى إجراء بعض التغييرات لكي يشعر الناس بأن الفعالية تستحق حضورهم مرة أخرى.

يجب أن يستخدم مدير الفعالية نموذج إيدا في وقت مبكر من مرحلة التخطيط. وسيعتمد حجم الفعالية ونطاقها وموقعها – إلى حد ما – على نموذج إيدا. وإذا وثق مدير الفعالية بقدرته على التنبؤ بالطلب يمكنه التخطيط للفعالية بناء على ذلك

نطاق الفعالية هو مجموعة العمليات داخل الفعالية ويشمل عوامل مثل: المدعوين، وطريقة نشر المعلومات، وأهداف الفعالية، وميزانيتها وتمويلها، واستخدامها وسائل التواصل الاجتماعي. في مهرجان مدينة صغيرة، سيكون النطاق على النحو الآتي: المدعوون: فعالية عامة مع التركيز على المجتمع المحلي نشر المعلومات: بواسطة الموقع الإلكتروني ومنشورات وإعلانات في المدينة الأهداف: الاحتفاء بالمدينة وتشجيع السكان المحليين على تقديرها. ومن الأهداف الثانوية تشجيع السياحة الميزانية والتمويل: المصدر الرئيس للميزانية هو مجلس المدينة، ويمكن الحصول على تمويل إضافي من شركات محلية ترغب في رعاية الفعالية، ويمكن أن يدفع الباعة مقابل بيع منتجاتهم أثناء الفعالية استخدام وسائل التواصل الاجتماعي: الفعالية محلية ولا تستوعب أعداداً كبيرة من الحاضرين الإضافيين. وسيقتصر استخدام وسائل التواصل الاجتماعي إذاً على بعض الحسابات المحلية.

من المحتمل أن تكون المدينة الكبيرة قد شهدت فعالية عالمية في الماضي، حتى وإن كانت الفعالية الجديدة فريدة من نوعها. ويجب أن يطلع مديرو الفعالية على الفعاليات المشابهة التي أقيمت داخل الدولة أو في دول أخرى تشبهها من حيث عدد السكان. وإذا كانت المدينة تتمتع بشبكات نقل جيدة، يمكن التنبؤ بمستويات الحضور على نحو أسهل نسبياً.

إحدى الطرائق الآتية: – عدد الحضور: الاطلاع على الفعاليات السابقة للتنبؤ بأعداد الحضور، أو مراقبة مبيعات التذاكر أو الاستجابة لدعوة الحضور للتأكد من توافقها من التوقعات، والمقارنة الدقيقة للإعلان لتقييم الإنفاق التسويقي، واحتساب أرقام الحضور النهائية قبل وضع اللمسات النهائية على الفعالية. – إنفاق الحضور: استخدام بيانات من الفعاليات السابقة والخبيرة للتنبؤ بمتطلبات وأنماط إنفاق الحضور وقياس إنفاق الحضور الفعلي مقابل توقعات التكلفة. – مشاركة الحضور: التأكد من الأنشطة المتاحة لإمتاع الحاضرين، واستخدام وسائل التواصل الاجتماعي لإشراك الحاضرين المحتملين وإثارة حماسهم، وضمان وجود مزيج من أنشطة الفعاليات المجانية والمدفوعة التي تلبي التوقعات. – يجب تحديد الحجم والنطاق لتجنب المبالغة في متطلبات الفعالية وصعوبة تنفيذها و / أو للتأكد من توفر الموارد الكافية والبنية التحتية اللازمة لدعم الفعالية. ومن الأمثلة على السبب الأخير: الحج، فهو فعالية ضخمة من حيث الحجم والنطاق، لذلك تحتاج الحكومة السعودية إلى مراقبة عدد الحاضرين (أي الحجاج) بحذر لتجنب المخاطر الصحية والأمنية.

الدوافع الأساسية الثلاثة هي: الدوافع الاجتماعية (التفاعل الاجتماعي مع الآخرين، والحس الجماعي، والاعتراف بفعالية خاصة مثل التبرعات الخيرية)، والدافع التجاري (المبيعات، والوجود التنظيمي، والمكانة والسمعة)، والدوافع الشخصية (البحث عن خبرات جديدة، والتعلم، والإبداع والترفيه).

مثال على الإجابة: تتأثر الدوافع الاجتماعية بنوع الفعالية إلى حد كبير. فإذا أراد شخص ما حضور فعالية متوقعاً أنه يستطيع التحدث مع أحبابه، لن يذهب على الأرجح إلى

هو السبب المهم لحضور فعالية، ويرغب الأشخاص في حضور أي فعالية بسبب دافع أساسي، لكن قد تضاف إليه أسباب أخرى. فعلى سبيل المثال: يكون الشخص الذي يحضر فعالية رياضية على الأرجح معجباً بالرياضة أو بإحدى الفرق المشاركة، وعلى الرغم من أنه قد يتطلع أيضاً إلى تمضية يوم ممتع برفقة أصدقائه، تعد الرياضة الدافع الأساسي

يجب أن ترتكز الفعالية على الدوافع الأساسية للحاضرين. ففي حين يرغب بعض الأشخاص في تبادل محادثات وتناول الطعام في فعالية أعمال، يكمن الدافع الأساسي لحضورهم في التواصل والترويج لشركتهم. وإذا لم تقدم الفعالية فرصة لذلك، لن يشعر الحاضرون بالرضا وستبوء الفعالية بالفشل

لا يحضر الجميع الفعالية بدافع واحد. لذلك، يجب أن تراعي مختلف مكونات الفعالية جميع الحاضرين مهما كانت العوامل التي دفعتهم لاتخاذ قرار بحضور الفعالية. وعندما يتوافر في الفعالية عدد من المكونات المختلفة، يجب أن يحرص منظموها على أن تعكس هذه العناصر اهتمامات الحضور الواسعة والمتنوعة وتلبي الدوافع التي حضروا الفعالية من أجلها

قد يكون أحد المكونات الهامشية لمهرجان ثقافي توفر مكان في المهرجان حيث يمكن شراء أنواع مختلفة من المأكولات وتناولها. يمكن أن يستمتع الحضور بالنظر إلى كيفية إعداد أنواع مختلفة من المأكولات والتعرف إليها، ثم اختيار أحدها لتناوله، كما يمكن دعوة الموردين لبيع الطعام في الفعالية الهامشية مقابل سداد رسوم؛ وبالتالي تحقيق مردود مالي للفعالية

يتعين على مدير الفعالية التمييز بين المكونات الأساسية والمكونات الثانوية، وتحديد ما يجب تخصيصه من وقت ومال لكل مكون

على سبيل المثال: جائزة السعودية الكبرى للعام ٢٠٢٣. فالمكون الأساسي هو السباق أما المكونات الثانوية فهي التحدث مع خبراء في رياضة المحركات. الآلية، وتجربة عشاء فاخر لبعض التذاكر، والتجول في الأماكن المخصصة للمعجبين التي تحاكي قيادة السيارات، وما إلى ذلك

تشير إمكانات الطلب إلى الطريقة التي تسمح لمدير الفعالية بالتنبؤ بالطلب على الفعالية. ومن الأمثلة على إمكانات الطلب الطلب الحالي الطلب الراهن والذي تلبيه الفعالية الحالية والطلب المستقبلي الطلب الذي قد ينمو ويشيع بتوظيف عمليات التسويق الفعالة عبر فترة نمو عادية، والطلب الكامن الطلب الموجود ولكن ليس له منفذ حتى تتوفر له فعالية والطلب المكبوت الطلب الموجود ولكن لا يمكن تلبيته بسبب عوامل مثل الوقت، السعر، وتوافر التذاكر، ونقص الدخل المتاح، وغير ذلك. يمكن مراقبة جميع محددات الطلب ما إذا كانت الفعالية متكررة أم لا، وما إذا كان من السهل الوصول إليها وما إذا وضعت لافتات الإرشاد بشكل مناسب في مرحلة التخطيط للفعالية. وبعد أن يقرر مدير الفعالية الإجابات عن هذه المحددات، يمكنه التأكد من إبلاغ الحاضرين المحتملين عن خلال وسائل التواصل الاجتماعي والتسويق للفعالية

يبين نموذج إيدا "هيكل الطلب" وهو طريقة يمكن من خلالها النظر إلى عملية صنع القرار التي يتبعها والاستفادة وتوقع الطلب على الفعالية

ط

ن

ش

ز

ف

س

ك

د

ل

م

ت

و

ص

ع

أ

ق

ي

ج

هـ

ب

ح

ر

جذبت فعالية جائزة السعودية الكبرى ٢٠٢٣ في جدة نحو ١٥٠ متابع. أقيمت على مسار كورنيش جدة ليلاً. وقد شيد المسار للفعاليات المقامة على مستوى واسع لكي يستوعب ١٥٠,٠٠٠ متفرج إلى جانب الفعاليات الهامشية

أقيمت فعاليات مماثلة في دول عدة لسنوات كثيرة، وتقام هذه الفعالية في المملكة العربية السعودية كل عام منذ سنة ٢٠٢١، لذلك يمكن التنبؤ بحجم الحضور بسهولة. ويمكن كذلك التنبؤ بمستويات الحضور في الفعاليات الهامشية عبر تحليل أرقام الحضور من السنوات الماضية

ربما اعتمد الطلب على الفعالية على عوامل داخلية مثل الجودة العالية للفعالية الرياضية بحد ذاتها وسمعتها الدولية، ومنها سهولة وصول المتفرجين إلى المسار بواسطة السيارات ووسائل النقل العام. وربما اعتمد الطلب كذلك على عوامل خارجية مثل الجهود التي بذلتها الهيئة السعودية للسياحة من أجل الترويج للفعالية على المستوى الوطني وعلى المستوى الدولي

أحد العوامل التي أثرت في الطلب هو الوصول إلى موقع الفعالية. بالنسبة إلى السكان المحليين يمكن الوصول إلى المسار بسهولة بالسيارات. أما بالنسبة إلى السياح، فيمكن الوصول إلى المسار بواسطة مطار الملك عبد العزيز الدولي في جدة القريب منه وذلك باستخدام وسائل النقل العامة للانتقال من المطار إلى المسار

المكون الأساسي في الفعالية هو السباق. أما الفعاليات الهامشية فهي قرى المعجبين وجولة فورمولا 1، إضافة إلى فعاليات هامشية كثيرة أخرى طوال المسار مثل الألعاب النارية، والألعاب في قرى المعجبين، والعروض المباشرة والأطعمة والمشروبات والترفيه

صممت جميع الفعاليات الهامشية بطريقة تشغل الحاضرين في الأوقات التي لا تتسابق فيها السيارات، وعززت قرية المعجبين الحس الاجتماعي وكانت مناسبة للعائلات ومجموعات الأصدقاء. أما العروض المباشرة فسمحت للأشخاص الذين رفضوا شراء التذاكر من أجل السباق حصراً أن يختبروا شعوراً بالرفاهية

لم أحضر سباقاً للسيارات من قبل، وبما أن هذا السباق أصغر حجماً شعرت بأنه سيمنحني تجربة أولى ممتعة

عرفت بأن عدداً كبيراً من الأشخاص والسياح يزورون جدة من أجل الجائزة الكبرى لفورمولا 1 وشعرت بالحماس لتمضية الوقت بين الحشود. وأنا أحب الرياضة لكنني لا أهتم كثيراً بسباقات السيارات، لذلك كانت الفرصة مناسبة لتجربة الأجواء

لو لم يكن الوصول إلى الفعالية سهلاً لما حضرتها. فأنا لا أجيد القيادة. لذلك تأكدت من وجود وسائل النقل المختلفة. وفي حالة هذه الفعالية، كانت وسائل نقل مختلفة متاحة

بيعت جميع التذاكر وبدا لي أن جميع الحاضرين يستمتعون. ولم أشعر للحظة بأن الفعالية مزدحمة جداً، على الرغم من أنني كنت قلقاً من ذلك

كنت سأخصص بعض الخيم والمنصات لأنشطة أطفال، وذلك لكي يحظى الناس بأماكن للتوقف والاستراحة

يستعين مديرو الفعالية بأهداف الفعالية لتحديد حجمها ونطاقها. وفي حال مهرجان شتاء طنطورة، تعد الأهداف طموحة إذ تطمح الفعالية إلى تقديم مجموعة متنوعة جداً من المكونات؛ ما يتطلب الكثير من التمويل، إلى جانب تخصيص موقع إلكتروني لنشر المعلومات. ويمكن قياس الحجم والنطاق من خلال عوامل معينة مثل عدد الحضور والميزانية / التكلفة، ومبيعات التذاكر أو الإيرادات المتولدة، والتفاعل على وسائل التواصل الاجتماعي

لفعالية كبيرة مثل مهرجان شتاء طنطورة، يمكن إجراء بحث في السوق لتحديد مستويات الحضور في فعاليات مماثلة حول العالم. ومع اقتراب موعد الفعالية، يمكن مراقبة مبيعات التذاكر والاستجابة للدعوة لوضع تقديرات أدق، وبينما تحدد المكونات الأساسية في بداية مرحلة التخطيط يمكن إضافة الفعاليات الهامشية في وقت لاحق بناء على مستويات الحضور المتوقعة

البحث في دوافع الحضور ضروري عند التخطيط لفعاليات الشتاء المستقبلية في طنطورة، لأنه من المحتمل أن يحضر عدد كبير من فئات السوق، لا سيما في منطقة التجمع الواسعة. ويمكن تحديد ما إذا كانت الدوافع الأساسية والثانوية شخصية أم اجتماعية أم تجارية أن يساعد في توجيه الفعاليات الأساسية والهامشية

ستختلف الإجابات باختلاف مقاربة الطالب ومستوى التحديد. ويمكن أن تشمل الإجابات عوامل مثل استخدام البحث ومستويات الحضور السابقة لتحديد أكثر الفعاليات الثانوية والهامشية انتشاراً وتوسيع مجموعة فئات السوق المعنية عبر تقديم أنواع مختلفة من الفعاليات الهامشية، والتحكم في عوامل معينة مثل الأسعار وعدد التذاكر المتاحة لتلبية الطلب المكبوت